「RakuVisa for TSK」導入事例（UNIBIRD株式会社）

UNIBIRD株式会社は、日本企業の海外展開を支援する「水先案内人」として、外国人材の紹介・支援事業を拡大中であり、今回のインタビューでは、代表のエンピ様と特定技能外国人の支援担当者の林様にご協力いただき、RakuVisa導入以前に抱えていた課題、そしてRakuVisa導入後の変化についてお話を伺いました。

頻繁な法改正への対応と情報管理についての課題

UNIBIRD株式会社では、RakuVisa導入以前、頻繁な法改正に伴う書式や運用ルール変更への対応、また正確な情報収集に課題を抱えていました。エンピ様は、「RakuVisaを使う前は法改正の度に入管に問い合わせたり、手探りで情報収集をしていた。支援対象者の情報管理はExcelでしており、チームで管理をするには非効率だった」と語ります。林様も「入管は電話が繋がらない事が多く、情報の確認に時間を要する点が業務のネックになっていた」とお話されていました。

直感的な操作性と最新情報の自動反映で、業務効率が大幅向上

RakuVisaの導入により、「支援業務に必要な情報をクラウド上で一元管理できるようになったことで、業務効率が格段に上がった」とエンピ様にご評価頂き、林様も「初めてRakuVisaに触れた際、引継ぎを受けずに触ってみたが、直感的に操作できるとても使いやすいシステムで驚いた」と、その操作性を高く評価するお声を頂きました。林様からは実務ご担当者としてさらに以下のお声を頂きました。

• 特定技能は必要な書類が膨大にあるので、関係者に通知をして回収するまでに相当の日数を要してしまうものだが、必要書類をRakuVisa上で回収し、進捗状況が一目でわかるようになっている点も適切な支援業務を行うにあたり非常に役立っている。

• 特定技能の在留資格管理では外国人、所属機関、登録支援機関、行政書士と、多数の関係者で協働する必要があるが、誰がどこまで進めなければいけないのかが分かり、業務分担と進捗がわかるシステムになっている。

• 作業中、疑問点が出てきた際にもチャットで即座に専門家に確認ができるのも安心感がある。

• RakuVisa上で申請を担当する専門家が、外国人や会社と直接、申請内容や現状に関する面談をするので安心できる。

• 法改正に伴うアップデートや情報発信が充実している。

また、「RakuVisaを利用していると、自然と法律やルールに則って業務ができているという安心感がある。システムは常に最新の情報を反映していて、個別事例は依頼中の専門家にチャットですぐに聞ける」とエンピ様はRakuVisaの「安心感」を強調します。

さらに、5月にリリースしたRakuVisaのオンライン定期面談機能は、特定技能運用要領で定められた事前のオンライン面談の同意取得、自動録画・クラウド保存機能により録画漏れや保管忘れ等といったヒューマンエラーのリスクも解消しました。

RakuVisaが外国人材支援事業の「安心」と「効率」を支える

UNIBIRD株式会社では、今後の外国人材支援のニーズ拡大を見込み、RakuVisaのオンライン定期面談機能プランのアップグレードを検討しているとのことです。

「RakuVisaのオンライン定期面談支援機能は、支援人数が増えていった際に適切な支援を継続する上で非常に重要だと考えている」とエンピ様は今後の展望を語ります。林様も、「RakuVisaのシステムは、限られた人員であっても効率的に適切な支援業務を進める上で非常に役立っている」とRakuVisaの導入効果を述べられました。

今回のインタビューにより、RakuVisaが単なるビザ申請支援ツールではなく、RakuVisaに登録している行政書士などの専門家と共に協働しながら、特定技能人材の在留資格の適切な管理と支援を徹底し、かつ業務効率化も同時に実現できる、登録支援機関にとって強力なパートナーとなっていることを改めて確信いたしました。これからもご期待に応えられるよう、RakuVisaは進化を続けてまいります。

【RakuVisa for TSKについて】